「この業務は○○さんしか分からない」「担当者が休むと処理が止まってしまう」──そんな悩みは、多くの企業に共通する課題です。業務が特定の人に依存してしまう“属人化”は、引き継ぎの難しさや作業ミスの増加を招き、企業全体のリスクになります。
本記事では、kintoneを使って属人化を防ぎ、誰でも同じ品質で業務を遂行できる仕組みづくりについて解説します。
属人化が起こる理由
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情報が散在：個人PCやExcelファイルに情報が閉じてしまう
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暗黙知のまま運用：手順がマニュアル化されていない
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進捗が見えない：どの段階で止まっているか分からない
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更新履歴が残らない：誰がいつ何をしたか追えない
これらの要因が重なると、担当者以外が業務を引き継げず、休職・退職の際に大きな混乱を招きます。
kintoneで属人化を防ぐ方法
1. 入力フォームの統一
統一されたフォームで誰でも同じ形式で入力可能
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必要な項目をフォームとして設計し、誰が入力しても同じ形式でデータが揃います。
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入力ルールを設定することで、記入漏れや形式の違いを防止できます。
2. ステータス管理と作業者設定
進捗が一目で分かるステータス管理
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「申請中」「承認待ち」「処理完了」など、業務の進捗を可視化。
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担当者をステータスに紐づけることで、処理の責任が明確になります。
3. コメント機能と通知
履歴が残るコメントで情報を共
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レコードごとにコメントが残せるため、担当者が変わっても経緯を追跡可能。
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通知機能で処理漏れを防ぎ、チーム全体で業務をフォローできます。
4. アクセス権と履歴管理
ユーザーごとのアクセス権限設定画面
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閲覧・編集できるユーザーを制御することで情報の偏りを防止。
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誰がいつ更新したか履歴が残るため、担当者変更後も安心です。
導入による効果
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引き継ぎ時間を大幅に削減：新任担当者でもすぐに業務を開始可能
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業務の品質が安定：手順やフォーマットが統一され、属人化を解消
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チーム全体での見える化：進捗が共有され、滞留やミスが減少
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リスク管理の強化：退職・休職などの人事変動にも強い業務基盤を構築
まとめ
属人化を放置すると、業務は停滞し企業の成長にブレーキがかかります。kintoneなら、フォーム設計・ステータス管理・コメント・通知・アクセス制御といった機能を組み合わせることで、「誰でもできる仕組み」を実現できます。
まずは一つの業務から仕組み化を進め、属人化のリスクを減らす第一歩を踏み出しましょう。
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