紙の承認から脱却！kintoneで業務フローをかんたんデジタル化

これから始める！kintoneのプロセス管理で業務の見える化と効率化を実現

「承認処理が紙ベースで滞ってしまう」「今どの申請が誰の手元にあるのか分からない」

そんな悩みを抱える企業担当者の方におすすめしたいのが、kintoneの『プロセス管理』機能です。

本記事では、ITに詳しくない方でも理解できるように、プロセス管理の基本から活用方法までをシンプルに解説します。

プロセス管理とは、業務の流れ（例：申請→承認→完了）をアプリ内で可視化し、レコードの処理状況を管理する機能です。これにより、「誰が、何を、どのステップで処理中か」がひと目で分かるようになります。

これらを設定することで、業務フローをkintone上で自動化できます。

業務フローを設計
- 例：「申請」→「承認」→「完了」
- 差し戻しや却下などのステップも追加可能
プロセス管理を有効化
- アプリの設定画面から「プロセス管理」をオンにします
ステータスと作業者を設定
- 各ステップごとに誰が処理を行うかを指定します
- 「作成者」や「指定ユーザー」、「報告先マネージャ」など柔軟な設定が可能です
アクションを作成
- 「承認する」「差し戻す」など、ステータスを遷移させる操作ボタンを作成
- 条件付きでボタン表示を制御することも可能です

Q. 承認者が不在の場合、承認はどうなりますか？
A. プロセス管理で複数の承認者を設定することができるため、代理承認や「うち1人が承認すればOK」といった柔軟な運用が可能です。

Q. スマートフォンやタブレットでも操作できますか？
A. はい、kintoneはモバイル対応しており、外出先からでも申請・承認・確認が可能です。アクションボタンもスマートフォンの画面に最適化されて表示されます。

Q. 導入前に準備しておくことはありますか？
A. 実際の業務フロー（誰が、どの順で、どのように処理するか）を紙や図で整理しておくと、スムーズに設定できます。

Q. ステータスを後から変更できますか？
A. ステータスやアクションは後から編集可能ですが、既存のレコードに影響が出ることがあるため注意が必要です。

kintoneのプロセス管理機能を使えば、紙や口頭で行っていた業務が「誰が」「いつ」「何をしたのか」を明確にでき、業務の効率化とミス防止が実現できます。

まずは簡単な承認フローから始めて、徐々に複雑な業務にも展開していきましょう！

kintoneの詳細については公式サイト（https://kintone.cybozu.co.jp/）もあわせてご覧ください。